Jak często należy legalizować kasę fiskalną?

Legalizacja kasy fiskalnej to obowiązek przedsiębiorców prowadzących ewidencję sprzedaży na rzecz osób fizycznych. Przestrzeganie aktualnych przepisów ma kluczowe znaczenie, ponieważ brak legalizacji może skutkować konsekwencjami prawnymi. W tym artykule wyjaśniamy, jak często należy legalizować kasę fiskalną oraz na czym polega proces legalizacji.

Co oznacza legalizacja kasy fiskalnej?

Legalizacja kasy fiskalnej to urzędowa procedura potwierdzająca prawidłowe działanie urządzenia rejestrującego. Jej celem jest zapewnienie wiarygodności rejestru transakcji oraz zgodności z wymogami technicznymi i prawnymi. Tylko zalegalizowana kasa fiskalna pozwala prowadzić ewidencję sprzedaży zgodnie z przepisami fiskalnymi.

Częstotliwość legalizacji kasy fiskalnej

Obowiązujące przepisy jednoznacznie określają, jak często należy legalizować kasę fiskalną. Legalizacja pierwotna odbywa się przed pierwszym użyciem kasy. Kolejne legalizacje, nazywane również przeglądami technicznymi, są wymagane co maksymalnie dwa lata od daty poprzedniej legalizacji lub ostatniego przeglądu technicznego.

Niezachowanie tego terminu może skutkować unieważnieniem homologacji urządzenia, odmową uznania wydatku za koszt podatkowy oraz innymi sankcjami administracyjnymi. Warto regularnie kontrolować termin legalizacji i dbać o jej aktualność.

Kto odpowiada za legalizację kasy fiskalnej?

Za terminową legalizację kasy fiskalnej odpowiada przedsiębiorca prowadzący sprzedaż ewidencjonowaną. Obowiązek ten nie podlega delegowaniu na serwis techniczny ani na inne osoby trzecie. Przedsiębiorca zobowiązany jest zlecić przegląd oraz legalizację uprawnionemu serwisowi, który wpisuje odpowiednią adnotację do książki kasy i potwierdza przeprowadzenie czynności.

Konsekwencje braku legalizacji kasy fiskalnej

Niedopełnienie terminu legalizacji kasy fiskalnej prowadzi do poważnych konsekwencji podatkowych i prawnych. W przypadku kontroli przedsiębiorca może zostać ukarany grzywną, a także utracić możliwość zaliczenia wydatków ponoszonych na kasę do kosztów uzyskania przychodu. Urząd Skarbowy ma również prawo odmówić uznawania zapisów z nielegalizowanej kasy za dowód w postępowaniu podatkowym.

Podsumowanie

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, legalizacja kasy fiskalnej musi być przeprowadzana nie rzadziej niż co dwa lata. Regularne dokonywanie legalizacji zapewnia prawidłowe funkcjonowanie urządzenia oraz zabezpiecza przedsiębiorcę przed negatywnymi skutkami prawnymi i finansowymi. Przestrzeganie tych zasad jest kluczowe dla każdej działalności gospodarczej korzystającej z kasy fiskalnej.